Поток документов – как усмирить бурлящую стихию

21 марта 2017

Идея перевода документооборота в учреждениях в электронный вид не нова. Выгоды очевидны и понятны. Многие организации, не только коммерческие, но государственные и учебные заведения выбрали подобный вариант развития. И получили прекрасные результаты. Например, национальный технический университет нефти и газа в городе Ивано-Франковск был включен в рейтинг десяти лучших высших заведений Украины, по данным рейтинга «Компас» (Украина). Университет лидирует не первый год, это становится возможным во многом благодаря постоянному внедрению инноваций в работу заведения и его организацию учебного процесса.

Переход на электронный документооборот играет здесь важную роль. Приобретение потокового сканера Epson WorkForce DS-520 подтвердило правильность выбранной стратегии.

Разумеется, очень интересно узнать мнение человека, который непосредственно участвует в этом процессе, видит результаты и может поделится впечатлениями. Сегодня есть такая возможность. Александр Ковбанюк, который является руководителем отдела информации и связей с общественностью подводит итоги, как улучшилась работа с приобретением принтера Epson.

Он рассказал о том, что сканер в первую очередь используется для нужд бухгалтерии. С его помощью переводят в цифровой формат большое количество финансовых документов, в том числе для отправки в контролирующие органы. Специфика работы заключается в том, что документов не только много, но и точность сканирования требуется большая. И принтер справляется с этой задачей безупречно. К тому же, он небольшого размера и его удалось легко разместить на столе у бухгалтера.

Технические характеристики полностью удовлетворяют запросам учебного заведения:

  • одностороннее сканирование, 30 страниц в минуту;
  • двухстороннее сканирование, 60 страниц в минуту;
  • 3000 копий в день при сохранении четкого изображения, цвета, линий.

На скорость работы сканера Epson WorkForce DS-520 влияют также усовершенствованные функции этого устройства. Например, автоматическая подача 50 документов. А также, унифицированная форма исходника. Это может быть и визитка, и конверт, пластиковая карта, лист формата А4, А3. В аналогичных моделях других производителей это сделать проблематично без применения дополнительных устройств. В сканер встроен датчик, распознающий склеенные страницы, а также пустые исходники. Теперь не нужно контролировать каждую страницу и весь процесс в целом. Сотрудник может задачу оцифровки документов доверить надежному электронному помощнику.

Можно ускорить процесс, разбив его на задания по сохранению документов в различных папках. Можно отправить сразу на электронную почту, для хранения на сервере, в сетевой папке, для этого сканер снабжен программным обеспечением, которое является встроенным, бесплатным и обладает легким интерфейсом.

Сканер создан на основе технологии ReadyScan Led, благодаря ей он готов к работе сразу же после включения. Это позволяет экономить электроэнергию и время. В итоге затраты на потребление электроэнергии составляют на 40% процентов меньше подобных устройств, которые выпускают другие производители, продолжающие использовать флуоресцентные лампы.

Александр Ковбанюк отмечает, что все эти качества сканера высоко оценили его коллеги. Особенно им понравилось, то что им очень легко пользоваться, просто положить пачку документов, даже без необходимости раскладывать по размеру, толщине и т.д. и выбрать программу.

Полученные результаты от работы со сканером Epson WorkForce DS-520, настолько вдохновили не только самого Александра, но руководство университета, что принято решение о приобретении еще нескольких штук в другие отделы.