Разработки от Konica Minolta помогли модернизировать печатную инфраструктуру РХТИ

1 марта 2023

Московское отделение Konica Minolta подготовило и реализовало план по управлению печатной и офисной инфраструктурой для РХТИ им. Д.И. Менделеева. При реализации масштабного плана были задействованы программный пакет PaperCut MF для комплексного управления оборудованием печати, разработанный специалистами образовательного учреждения веб-сайт, ряд моделей МФУ Konica Minolta и прочие современные решения.

Результатом масштабной реконструкции стало создание единой функциональной и полностью безопасной инфраструктуры для управления процессами печати, сканирования и копирования. Система доступна как студентам института, так и сотрудникам учреждения, предусмотрен как платный, так и бесплатный доступ к ее ресурсам.

При планировании такой трансформации печатной инфраструктуры института ставились задачи по снижению объемов расходов на владение и обслуживание парка печатного и сканирующего оборудования. Также одним из обязательных пунктов было повышение степени доступности сервиса и улучшение информационной защиты передаваемых и обрабатываемых данных на находящихся в общем доступе печатных устройствах.

Одной из сложностей при планировании реконструкции стало соблюдение действующих положений налогового законодательства и норм, предъявляемых к решениям для управления платными сервисами и услугами. Также требовалось оптимизировать нагрузку на институтские сервера и службы печати и портал, используемый для оплаты услуг.

Совместно с сотрудниками университетского технического департамента специалисты компании Konica Minolta спроектировали структуру будущего сервиса и соответствующие процессы для его сопровождения и администрирования.

Программное решение серии Papercut MF, инсталлированное на серверах института, было интегрировано и оптимизировано с разработанным специалистами образовательного учреждения порталом, средствами авторизации пользователей оборудования. Все компоненты парка печатного оборудования института были компилированы в одну большую сеть с централизованным управлением, что способствовало получению высокой эффективности системы, сделало предоставляемые ею услуги максимально доступными.

Созданная система для централизованного контроля и мониторинга позволяет эффективно отслеживать состояние входящих в нее принтеров, копиров, сканеров и МФУ, решать возникающие в процессе их эксплуатации проблемы или восстанавливать работоспособность системы при сбоях. При этом не требуется использования какого-либо дополнительного ПО, поскольку реализованные в печатных устройствах решения позволяют дистанционно контролировать их состояние – остатки тонера и бумаги, возможные программные и аппаратные сбои и т.д.

При необходимости система автоматически генерирует заявки на техобслуживание, а также ведет сбор статистики использования оборудования. Такой подход позволяет получить комплексную картину относительно нагрузки на печатное или копировальное оборудование, усилить наиболее загруженные сегменты системы и гибко планировать потребление и сопутствующие расходы на печатные материалы.

Во время реализации проекта в состав единой системы управления инфраструктурой печати были включены почти шесть десятков единиц оборудования, которые нередко находятся на расстоянии друг от друга. Возможности системы позволяют управлять квотами на печать, разграничивать возможности доступа для разных групп пользователей, варьировать политику печати.

Так, для сотрудников образовательного учреждения услуги сервиса предоставляются на бесплатной основе. Для этого у каждого преподавателя имеется специальная карта для авторизации и получения доступа к услугам.

Студенты имеют доступ к платным услугам печати, копирования или оцифровки материалов. Для разных групп студентов действует своя социально ориентированная тарифная программа, которая помимо доступа к услугам предоставляет возможность рассчитать стоимость задания, пополнять и отслеживать текущий баланс. Для авторизации у обучающихся также есть соответствующие карты доступа.